Google Workspace問題集-系統管理員篇

2023/01/07

系統管理員

什麼是系統管理員?

系統管理員負責管理 Google Workspace 的設定、使用者權限和帳單。也可以將管理員權限指派給其他使用者,分擔管理責任。

如果我已登入其他 Google 帳戶,該如何登入 Google Workspace?

如果您已登入其他 Google 帳戶︰

  • 按一下畫面右上方的個人資料圖片或首字母,然後按一下 [新增其他帳戶]。
  • 以 Google Workspace 使用者帳號和密碼登入。此帳號包含網域名稱,例如 <帳號名稱>@<貴公司名稱>.com。請注意,使用者帳號「不是」個人的 Gmail 帳號。

哪裡管理 Google Workspace 設定?

在管理控制台中管理 Google Workspace 設定,請以 Google Workspace 使用者帳號登入 admin.google.com

忘記使用者帳號和密碼,該怎麼辦?

使用者帳號是申請Google Workspace時註冊的帳號。如果忘記使用者帳號,可以查看 Google Workspace 寄給您的歡迎電子郵件,信中會有這項資訊。

如果忘記密碼︰

  1. 前往 admin.google.com
  2. 輸入您的 Google Workspace 電子郵件地址。
  3. 按一下 [忘記密碼?]。
  4. 按照操作說明重設密碼。

如果仍無法解決問題,請參閱這篇文章,進一步瞭解如何登入管理控制台。

如何開始使用 Google Workspace?

  1. 前往 gmail.google.com 開啟 Gmail,或前往 drive.google.com 開啟雲端硬碟。
  2. 如果您已登入其他 Google 帳戶,請按一下畫面右上角的個人資料圖片或首字母,然後按一下 [新增其他帳戶]。
  3. 以您的 Google Workspace 使用者帳號與密碼登入。使用者名稱包含網域名稱,例如 <您的名稱>@<貴公司名稱>.com。請注意,使用者名稱「不是」您個人的 Gmail 地址。

進一步瞭解切換 Google 帳戶

登入 Google Workspace 後,可以透過以下方式切換服務和應用程式︰

  1. 按一下畫面右上角的「應用程式啟動器」圖示 。
  2. 按一下您要使用的應用程式。

哪裡可以取得協助?

  • 如需取得即時協助,請與神通雲服務聯絡(2657-6666#7676、#7258)。
  • 根據快速入門指南中的說明為貴機構設定 Google Workspace。
  • 如需取得 Google Workspace 產品的實用提示和教學課程,請前往 Google Workspace 學習中心

管理使用者

如何新增使用者?

團隊成員必須擁有使用者帳戶,才能登入及使用您的 Google Workspace 服務。

免費試用期間:

在試用期內,最多可建立 10 個使用者帳戶。如果使用的是設定精靈,請按步驟新增使用者。設定完成後,可以透過 Google 管理控制台新增使用者。進一步瞭解如何新增使用者

如果新增的使用者達 10 位以上,必須結束試用並申請付費方案。如果您使用的是設定精靈,請選擇 [手動設定] 選項開啟 Google 管理控制台,然後點選 [帳單]。

服務內容取決於您申請的方案。詳情請參閱Google Workspace全攻略 價格、方案怎麼選 一次說清楚!

試用期結束後:

可透過 Google 管理控制台新增、刪除及管理使用者。進一步瞭解如何新增使用者

我該如何新增 sales@<貴公司名稱>.com 或 info@<貴公司名稱>.com 這類電子郵件地址?

不需要將這類電子郵件地址新增為使用者帳戶。可以建立「電子郵件別名」和「群組地址」以供業務通訊使用。這類地址均為免費,不會計入 Google Workspace 使用者授權費用中。

電子郵件別名 (適用於個人):

舉例來說,為了方便客戶和公司聯絡,建立了 info@<貴公司名稱>.com 這個地址。可以新增這個地址做為公司電子郵件地址 (<您的名稱>@<貴公司名稱>.com) 的別名。完成後,傳送至 info@<貴公司名稱>.com 的郵件也會一併傳送至 <您的名稱>@<貴公司名稱>.com 的 Gmail 收件匣中。瞭解如何建立別名

群組地址 (適用於團隊):

團隊需要公司電子郵件地址 (例如 sales@<貴公司名稱> 或 support@<貴公司名稱>),可以建立這類地址做為群組。銷售團隊中的每位使用者都可以在自己的收件匣內收到寄給 sales@<貴公司名稱>.com 的郵件。瞭解如何建立群組

我該新增哪些使用者?

如果您已設定電子郵件 (例如透過 <您的名稱>@<貴公司名稱>.com 接收電子郵件),可以在網域中新增「目前擁有電子郵件地址的所有使用者」。這種做法可確保您將電子郵件移轉到 Google Workspace 後,所有使用者都會繼續收到電子郵件。如需進一步瞭解如何為團隊設定電子郵件,請參閱這裡的說明。

進階選項:如果您的網域中已設定下列任一類型的電子郵件地址:

  • 團隊的郵寄清單 (例如 info@<貴公司名稱>.com)
  • 電子郵件別名
  • 多個網域的電子郵件

您可以在設定精靈的右上方選擇 [手動設定] 選項。這個選項會引導您前往 Google 管理控制台。您必須先在管理控制台中驗證網域擁有權,並新增所有的使用者、電子郵件別名和網域,然後才能切換至 Google Workspace。

我可以重新命名使用者或刪除使用者嗎?

  • 重新命名使用者

可以。變更使用者的姓名或電子郵件地址,還可以選擇讓對方繼續接收寄到原電子郵件地址的信件,或是將該電子郵件地址指派給新的使用者。

  • 刪除使用者

可以,將任何一位使用者從 Google Workspace 帳戶中刪除,這會撤銷對方的存取權,並刪除其 Google Workspace 資料。也可以選擇轉移或下載使用者的帳戶資料,或是將使用者「停權」,禁止對方存取帳戶,但依然保留其帳戶資料。不過,您仍須繼續支付該名使用者的費用,也可以隨時恢復該使用者的權限。

我該如何通知團隊成員改用 Google Workspace 的相關事宜?

新增的使用者會收到設定精靈傳送的歡迎訊息。包含使用者名稱、臨時密碼,以及改用 Google Workspace 的簡短說明訊息。也可以在歡迎訊息中加入個人化的附註說明。

設定精靈會立即傳送歡迎訊息,不過您必須先在設定精靈中驗證網域擁有權,才能啟用使用者帳戶 (如有新使用者在您驗證網域擁有權前嘗試登入帳戶,系統會顯示該帳戶不存在的訊息)。

歡迎訊息相關提示:

  • 在個人化訊息部分中加入附註說明,讓團隊成員知道何時可登入新的 Google Workspace 帳戶。
  • 新增要接收歡迎訊息的地址時,請務必確認這些地址可接收電子郵件。

將資料遷移至 Google Workspace

我可以將現有的電子郵件或聯絡人資料匯入或遷移至 Google Workspace 嗎?

可以,從其他應用程式或服務 (例如 Microsoft Outlook) 改用 Google Workspace 時,可以一併轉移現有的郵件、通訊錄和日曆資料。

Google Workspace 提供多種資料移入方式,根據貴機構的規模大小和遷移的來源系統進行選擇。進一步瞭解遷移選項

如果我不想現在就更換電子郵件系統,或者只想使用 Google 雲端硬碟和文件,該怎麼辦?

如果您使用的是設定精靈,請選擇右上方的 [手動設定] 選項,系統會讓您退出設定精靈,並前往 Google 管理控制台。您隨後需進行的操作步驟如下:

  1. 驗證您的網域擁有權
  2. 新增使用者
  3. 設定帳單 (試用期間不一定要設定帳單)

完成以上步驟後,就可以使用 Google Workspace 服務,例如雲端硬碟和 Meet。不過,您必須先將電子郵件的 MX 記錄設為指向 Google Workspace 伺服器,才能使用 Gmail 服務。